Funktionen für den ganzen Wachdienst
Alles, was ein Sicherheitsdienst im Alltag braucht, in einer App: planen, stempeln, nachweisen, abrechnen. Viele Funktionen sind zuschaltbar. Sie schalten in den Einstellungen nur ein, was Ihr Betrieb braucht.
Planen und einteilen
Die Planungstafel zeigt die Woche mit allen Diensten und Mitarbeitern. Beim Einteilen prüft die App, ob es passt, und sagt vorher, wer frei ist.
- PlanungstafelOffene Dienste oben, darunter je Mitarbeiter seine Dienste und die Stunden im Monat.
- Serien und VorlagenWiederkehrende Dienste einmal anlegen. Vorlagen füllen Kunde, Objekt und Uhrzeit.
- Woche kopierenEine oder mehrere Wochen übernehmen, auf Wunsch nur für bestimmte Kunden.
- Regeln beim EinteilenDie App prüft Ruhezeit, Überschneidungen, Höchstarbeitszeit, Qualifikationen und das Bewacherregister.
- Wer passtzuschaltbarBeim Einteilen sehen Sie vorher, wer frei ist und wer nicht, etwa wegen Ruhezeit, Urlaub oder Wochenstunden.
- Übersteuern nur mit GrundzuschaltbarBei Ruhezeit, Überschneidung oder Höchstarbeitszeit geht es nur mit Art des Grundes und einem Satz weiter.
- Prüfen vor dem VeröffentlichenzuschaltbarDer ganze Plan wird vor dem Veröffentlichen nach denselben Regeln geprüft.
- Entwürfe verbergenzuschaltbarMitarbeiter sehen ihre Schichten erst, wenn die Woche veröffentlicht ist.
- Offene Dienste und TauschMitarbeiter bewerben sich am Handy auf offene Dienste, geben Dienste ab oder tauschen mit Kollegen.
- Ersatz findenzuschaltbarDie App sucht passende Kollegen für einen offenen Dienst. Wer zuerst zusagt, übernimmt.
- Verfügbarkeit abfragenzuschaltbarJeden Monat die Frage, wann jemand im nächsten Monat nicht kann, mit Erinnerung vor der Frist.
- PlanungslückenzuschaltbarHinweis, wenn ein Kunde mit regelmäßigen Diensten bald keinen geplanten Dienst mehr hat.
- Freie SonntagezuschaltbarWarnung, wenn im Jahr weniger als 15 Sonntage frei blieben (§ 11 Arbeitszeitgesetz).
- Kurzfristige EinteilungzuschaltbarHinweis, wenn jemand auf Abruf weniger als vier volle Tage vorher eingeteilt wird (§ 12 TzBfG).
- Wochenplan als PDFZum Aushängen im Objekt oder zum Weitergeben.
Stempeln und Antritt
Mitarbeiter stempeln am eigenen Handy oder am Gerät im Objekt. Erscheint jemand nicht, wissen Sie es, bevor der Kunde anruft.
- Stempeln am HandyEin- und Ausstempeln mit Pause. Die Zeit kommt vom Server, nicht von der Uhr des Handys.
- AntrittskontrollezuschaltbarBenachrichtigung, wenn nach Dienstbeginn niemand eingestempelt hat, erst an die Person, dann an die Leitung.
- StandortprüfungzuschaltbarVergleicht beim Einstempeln den Standort mit dem Objekt.
- Stempeln am Objekt-GerätzuschaltbarEin Tablet im Objekt, an dem Wachleute ohne eigenes Handy mit ihrer PIN stempeln.
- SchichtbestätigungzuschaltbarMitarbeiter bestätigen ihre Schichten oder sagen mit Grund ab.
- Geänderte SchichtenzuschaltbarBenachrichtigung, wenn eine Schicht neu ist, sich verschiebt oder entfällt.
- Ausstempeln vergessenzuschaltbarErinnerung, wenn nach Dienstende noch eingestempelt ist, und beim späten Ausstempeln die Frage nach dem Dienstende.
- Fehlgriff zurücknehmenzuschaltbarWer aus Versehen stempelt, nimmt das in den ersten fünf Minuten selbst zurück. Im Protokoll bleibt es stehen.
- Pausen nach ArbeitszeitgesetzzuschaltbarFrage nach der vorgeschriebenen Pause beim Ausstempeln, auf Wunsch eine Erinnerung im Dienst.
- Heute zu klärenzuschaltbarOben auf der Übersicht der Leitung steht, was heute schiefläuft.
- WochenrückblickzuschaltbarMontags eine Zusammenfassung der vergangenen Woche für die Leitung.
Kontrollgänge und Wachbuch
Was im Dienst passiert, steht an einer Stelle: Kontrollgänge, Meldungen, Berichte und Übergaben, je Objekt und Dienst.
- Objekt
- Lagerhalle Nord
- Kontrollgang
- Runde 2
- Punkte
- 3 von 3 erfasst
- Zeit
- 21:31 bis 22:14
- Kontrollpunkte per QR-CodeAm Punkt den Code scannen, Zeit und Ort stehen sofort im Nachweis.
- Runden mit ZeitplanzuschaltbarRundgänge mit Zeitfenster, verpasste Punkte und ein Rundennachweis für den Kunden.
- Meldungen mit FotosKategorie, Schwere, Ort im Objekt, Beschreibung und bis zu zehn Fotos.
- Meldungen bearbeiten und versendenzuschaltbarDie Leitung bearbeitet Meldungen und schickt sie als PDF mit Fotos an den Kunden.
- Polizei in der MeldungzuschaltbarPolizei, Vorgangsnummer und Anzeige an jeder Meldung, dazu eingesetzte Abwehrmittel (§ 17 Bewachungsverordnung).
- TätigkeitsberichtNach dem Dienst eintragen oder das Papier scannen. Die App richtet das Blatt gerade.
- Alarmplan je ObjektzuschaltbarAnlässe, Ablauf und Kontakte, im Dienst mit Anruf-Knöpfen. Alarmfälle lassen sich dokumentieren.
- Lebenszeichen bei Alleinarbeitzuschaltbar„Alles in Ordnung“ im Takt bestätigen, sonst geht ein Alarm an die Leitung. Dazu ein Notfallknopf.
- Aufgaben je SchichtzuschaltbarFeste Aufgaben zu Uhrzeiten, im Dienst abhaken.
- SchichtübergabezuschaltbarÜbergabeliste an den Nachfolger am Ende der Schicht.
- Kontrollen der EinsatzleitungzuschaltbarKontrollen vor Ort mit Mängeln und Fotos, dazu die Objekte, bei denen eine Kontrolle fällig ist.
- Diebstähle erfassenzuschaltbarLadendetektive erfassen ihre Fälle je Einsatz. Zahlen je Filiale und ein Monatsbericht für den Kunden.
Pflichten nach Bewachungsverordnung
Was Behörde und Kunde von einem Bewachungsunternehmen verlangen, ist in die Abläufe eingebaut. Fristen melden sich von selbst.
- DienstanweisungenAnweisungen je Objekt oder für alle, mit Lesebestätigung.
- Anweisung vor dem DienstzuschaltbarEinstempeln erst, wenn die geltenden Dienstanweisungen bestätigt sind (§ 17 Bewachungsverordnung).
- Einweisung am ObjektzuschaltbarWer an welchem Objekt eingewiesen ist, mit Bestätigung durch die Person.
- Jährliche UnterweisungzuschaltbarGilt ein Jahr, auf Wunsch mit Unterschrift und mit Nachweis als PDF.
- BewacherregisterzuschaltbarBewacher-ID und Stand je Wachperson, Rückfrage beim Einteilen ohne bestätigte Anmeldung.
- Prüfmappe nach § 21zuschaltbarWas die Behörde prüfen darf, auf einer Seite und als PDF, mit allem, was noch fehlt.
- Fristen und NachweisezuschaltbarAmpel je Person, Erinnerung 30 Tage vor Ablauf und eine Markierung auf der Planungstafel.
- GefährdungsbeurteilungzuschaltbarGefährdungen, Risiko und Maßnahmen je Objekt, mit Prüftermin und PDF.
- PflichtausrüstungzuschaltbarJe Objekt festlegen, was man dabeihaben muss. Die Tafel zeigt, wem etwas fehlt.
- NachtarbeitnehmerzuschaltbarDie App erkennt, wer regelmäßig nachts arbeitet, und vermerkt die arbeitsmedizinische Untersuchung.
- Aufzeichnung binnen 7 TagenzuschaltbarDienste ohne aufgezeichnete Arbeitszeit mit ihrer Frist (§ 17 Mindestlohngesetz).
Stunden und Lohn
Aus den gestempelten Zeiten werden Stunden mit Zuschlägen. Vor dem Lohn zeigt die App, was noch nicht passt.
- Zeiten freigebenGestempelte Zeiten prüfen und genehmigen, auffällige stehen mit Hinweis da.
- Auffällige Zeiten nur mit GrundzuschaltbarEine Zeit mit Hinweis wird nur mit einem Grund genehmigt. Der Grund bleibt an der Zeit.
- ZuschlägeNacht-, Sonntags- und Feiertagsstunden je Dienst, nach Ihren Regeln.
- TariflöhnezuschaltbarTarifstufen ab einem Stichtag und eine Warnung bei Stundenlöhnen unter Tarif.
- Minijob-Grenze übers JahrzuschaltbarLohn des Jahres je Minijobber gegen die Grenze gerechnet.
- Abgleich vor dem LohnDienste ohne Zeit, Zeiten ohne Dienst und offene Freigaben auf einen Blick.
- MonatsabschlussWas vor dem Abschluss eines Monats noch offen ist, auf einer Seite.
- Übergabe ans LohnbürozuschaltbarArbeits-, Nacht-, Sonntags- und Feiertagsstunden des Monats als DATEV-Datei.
- Ruhezeit und PlanabweichungzuschaltbarHinweise, wenn die Stempelzeit die Ruhe zu kurz macht oder eine Tour deutlich früher endet.
- Lohnabrechnung in der AppDie Verwaltung legt die Abrechnung in die Akte, der Mitarbeiter sieht sie am Handy.
- Urlaub und KrankheitAnträge am Handy, die Planung sieht sie auf der Tafel.
Rechnungen und Kunden
Aus dem Leistungsnachweis wird die Rechnung. Kunden, Verträge, Angebote und Zahlungen liegen im selben Programm.
- LeistungsnachweisMonatlicher Nachweis je Kunde und Objekt, als PDF oder Excel.
- Rechnung aus dem NachweisDie Stunden je Kunde und Objekt werden zu Rechnungspositionen.
- E-RechnungZUGFeRD und XRechnung, mit Leitweg-ID für öffentliche Auftraggeber.
- Versand per E-MailAus dem Postfach Ihrer Firma. Der Versand wird an der Rechnung vermerkt.
- MahnungenMahnstufen an der Rechnung, auf Wunsch eine Meldung bei überfälligen Rechnungen.
- SerienrechnungenzuschaltbarWiederkehrende Rechnungen entstehen von selbst als Entwurf.
- Abschlag und SchlussrechnungzuschaltbarAbschläge aus Angebot oder Auftrag, am Ende die Schlussrechnung.
- AngebotezuschaltbarAngebot, Auftragsbestätigung nach Annahme und Erinnerung vor Ablauf.
- KontoabgleichzuschaltbarKontoauszüge einlesen und Zahlungen den Rechnungen zuordnen.
- ÜberweisungenzuschaltbarOffene Eingangsrechnungen als SEPA-Datei bezahlen.
- Kundenakte und VerträgezuschaltbarVerlauf, Notizen, Dateien und Verträge mit Laufzeit und Kündigungsfrist.
- Preise anpassenzuschaltbarPreisanpassung ankündigen und Stundensätze vieler Kunden in einem Schritt erhöhen.
- UmsatzstatistikzuschaltbarUmsatz je Kunde und eine Rangliste aller Kunden.
- BuchhaltungzuschaltbarBuchungen, Konten, Umsatzsteuer und Auswertungen.
Zugänge für Kunden, Subunternehmer und Steuerbüro
Wer mit Ihnen arbeitet, bekommt einen eigenen Zugang. Jeder sieht nur, was ihn betrifft.
- Ihr KundeKontrollgänge und Rechnungenim eigenen Zugang, nur für seine Objekte
- Subunternehmermeldet sein Personal selbstsieht nur die Dienste, die er übernimmt
- Steuerbüroeigener Lesezugangfür Belege und Buchhaltung
- KundenzugangIhr Kunde sieht Kontrollgänge und Rundennachweise seiner Objekte, wenn Sie das freigeben.
- Rechnungen, Angebote und VerträgezuschaltbarIm Kundenzugang, mit E-Mail an den Kunden bei einem neuen Beleg.
- SubunternehmerMelden ihr Personal selbst und sehen nur die Dienste, die sie übernehmen.
- Berichte von SubunternehmernzuschaltbarSubunternehmer laden zu ihren Diensten Berichte hoch und geben Meldungen ab.
- SteuerbüroEin eigener Lesezugang für Ihr Steuerbüro.
- Bürozugang ohne LohnFür Bürokräfte, die planen und abrechnen, aber keine Löhne sehen.
- Zwei-Faktor-AnmeldungzuschaltbarPflicht für Verwaltung, Leitung und Steuerbüro, mit Code aus einer Authenticator-App.
Für Ihre Mitarbeiter
Die App läuft auf dem Handy, das Ihre Leute schon haben. Sie wird aus dem Browser auf den Startbildschirm gelegt, ganz ohne App Store.
- Der Dienst von heuteNächster Einsatz mit Objekt, Uhrzeit, Zugangshinweisen und Kollegen.
- Stunden und AbrechnungenArbeitszeit im Monat mit Nacht-, Sonntags- und Feiertagsanteilen, Abrechnungen in den Dokumenten.
- BenachrichtigungenNeue Dienste, Änderungen und Erinnerungen kommen aufs Handy, auf Wunsch auch per E-Mail.
- Chat im TeamzuschaltbarEinzel- und Gruppenchats statt WhatsApp, wichtige Nachrichten mit Bestätigung.
- Hell oder dunkelWer nachts arbeitet, stellt die App auf Graphit.
- Anleitungen und VideosFür Mitarbeiter, Leitung und Verwaltung, dazu Videos zur Installation.
Einrichten und umziehen
Sie fangen nicht bei null an. Listen aus Excel werden eingelesen, die Einrichtungshilfe zeigt, was noch fehlt.
- Listen aus ExcelMitarbeiter, Kunden und Qualifikationen aus Excel übernehmen.
- Einrichtungshilfe„Erste Schritte“ in der App führt durch die Einrichtung einer neuen Firma.
- Einladung per LinkJeder Mitarbeiter bekommt einen Link und meldet sich mit einem Tipp an.
- Hilfe auf jeder SeiteDas Fragezeichen oben öffnet das passende Kapitel der Anleitung.
- Alle Daten herunterladenIhre Daten jederzeit vollständig als Paket, auch wenn Sie kündigen.
Probieren Sie Baser Einsatz mit Ihrem eigenen Dienstplan aus.
30 Tage kostenlos, mit eigener Firma. Die Testfirma endet von selbst.